Sự không phù hợp trong ISO là gì? Lỗi NC trong ISO

SỰ KHÔNG PHÙ HỢP TRONG ISO LÀ GÌ? LỖI NC TRONG ISO

Trong hệ thống quản lý chất lượng ISO, “Sự không phù hợp” (Nonconformity – NC) là một khái niệm quan trọng, phản ánh việc không đáp ứng một yêu cầu của tiêu chuẩn, quy định pháp luật hoặc quy trình nội bộ. Việc phát hiện và xử lý sự không phù hợp một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và duy trì sự tuân thủ.

I. SỰ KHÔNG PHÙ HỢP (NC) TRONG ISO LÀ GÌ?

“Sự không phù hợp” được định nghĩa là sự không đáp ứng một yêu cầu. Yêu cầu này có thể đến từ:

• Tiêu chuẩn ISO đang áp dụng (ví dụ: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001…).
• Yêu cầu của pháp luật hoặc các quy định chế định khác.
• Quy trình, hướng dẫn nội bộ do chính doanh nghiệp ban hành.

Ví dụ thực tế:

• Thiếu bằng chứng về việc phân tích bối cảnh của tổ chức (Điều 4.1, ISO 9001).
• Không lưu trữ hồ sơ, bằng chứng về năng lực của nhân viên (Điều 7.2, ISO 9001).
• Thực hiện công việc không đúng theo quy trình đã được ban hành.

Khái niệm “lỗi NC” thường được sử dụng để dễ hình dung, nhưng bản chất của một NC không phải là lỗi của cá nhân mà là một điểm cần cải tiến trong hệ thống quản lý.

II. PHÂN LOẠI SỰ KHÔNG PHÙ HỢP (NC)

Thông thường, sự không phù hợp được phân thành hai loại chính:

• Sự không phù hợp lớn (Major NC):
  • Là sự không phù hợp ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được các kết quả dự kiến.
  • Ví dụ: Bỏ qua hoàn toàn một yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn, chẳng hạn như không thực hiện đánh giá nội bộ trong một chu kỳ dài.
• Sự không phù hợp nhỏ (Minor NC):
  • Là những sai sót đơn lẻ, không mang tính hệ thống và không ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hệ thống.
  • Ví dụ: Ghi chép thông tin trong một biểu mẫu chưa đầy đủ, một thiết bị quá hạn hiệu chuẩn vài ngày.

III. CÁCH PHÁT HIỆN VÀ XỬ LÝ NC

NC thường được phát hiện qua các cuộc đánh giá (nội bộ hoặc bên ngoài). Cách xử lý phụ thuộc vào loại NC:

• Với NC Lớn (Major): Yêu cầu hành động khắc phục ngay lập tức. Chuyên gia đánh giá thường phải kiểm tra lại trực tiếp tại cơ sở để xác nhận.
• Với NC Nhỏ (Minor): Doanh nghiệp cần lập kế hoạch hành động khắc phục và gửi bằng chứng (hình ảnh, tài liệu…) cho chuyên gia đánh giá xem xét từ xa.

Quy trình hành động khắc phục chuẩn:

1. Phân tích để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
2. Lập kế hoạch hành động để khắc phục và phòng ngừa tái diễn.
3. Thực hiện hành động theo kế hoạch.
4. Đánh giá lại hiệu quả của hành động đã thực hiện.

IV. LỢI ÍCH CỦA VIỆC XỬ LÝ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

• Duy trì và bảo vệ chứng nhận ISO của doanh nghiệp.
• Là cơ hội để cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tăng cường sự tuân thủ pháp luật và các yêu cầu của khách hàng.
• Nâng cao uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp trên thị trường.

KẾT LUẬN

Sự không phù hợp không nên được xem là một sai phạm, mà là một cơ hội để cải tiến. Việc nhận diện, phân tích và xử lý NC một cách bài bản giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì chứng nhận ISO mà còn liên tục hoàn thiện hệ thống quản lý của mình.

CECE hỗ trợ tư vấn, đào tạo và đánh giá nội bộ hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn phổ biến như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001… giúp doanh nghiệp duy trì chứng nhận, giảm thiểu lỗi NC và tăng cường năng lực quản trị.

📞 Liên hệ CECE: 0984 310 321 | Website: cece.com.vn

TRUNG TÂM KIỂM ĐỊNH THIẾT BỊ MÔI TRƯỜG HÓA CHẤT (CECE)

• Website: cece.com.vn
• Email: lienhe.cece@gmail.com | Hotline: 0984 310321
• Trụ sở: 29-F, ô đất A10, KĐT Nam Trung Yên, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
• VP miền Nam: 569 QL1A, P. Thạnh Lộc, Q.12, TP. HCM
• VP Hà Nội: 57 Louis XII, KĐT Hoàng Văn Thụ, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• MST: 0109595179