HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ VỆ SINH LAO ĐỘNG: YÊU CẦU BẮT BUỘC NĂM 2025

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ VỆ SINH LAO ĐỘNG: YÊU CẦU BẮT BUỘC NĂM 2025

Hồ sơ vệ sinh lao động không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro nghề nghiệp và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn. Bài viết này hướng dẫn bạn từng bước xây dựng hồ sơ đúng chuẩn theo Luật ATVSLĐ, Nghị định 44/2016/NĐ-CP và Thông tư 19/2016/TT-BYT.

I. ĐỊNH NGHĨA VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Hồ sơ vệ sinh lao động là gì?

• Theo Thông tư 19/2016/TT-BYT, đây là tập hợp tài liệu quản lý, theo dõi các yếu tố có hại tại nơi làm việc. Hồ sơ bao gồm:
  • Sơ đồ các vị trí làm việc và số lượng người lao động có nguy cơ tiếp xúc.
  • Kết quả quan trắc môi trường lao động định kỳ (đo bụi, tiếng ồn, hóa chất…).
  • Danh mục các công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
  • Các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc đã và đang thực hiện.
  • Hồ sơ theo dõi sức khỏe và bệnh nghề nghiệp của người lao động.

2. Căn cứ pháp lý:

• Luật An toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ) số 84/2015/QH13.
• Nghị định 44/2016/NĐ-CP quy định về hoạt động kiểm định và quan trắc.
• Thông tư 19/2016/TT-BYT hướng dẫn chi tiết về công tác vệ sinh lao động.

📌 Lưu ý quan trọng: Hồ sơ phải được lưu tại cơ sở tối thiểu trong suốt thời gian hoạt động và sẵn sàng cung cấp khi có đoàn thanh tra, kiểm tra.

II. AI PHẢI LẬP HỒ SƠ VÀ KHI NÀO CẦN THỰC HIỆN?

1. Đối tượng bắt buộc:

• Tất cả các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh có sử dụng người lao động, không phân biệt quy mô.
• Đặc biệt các ngành có yếu tố độc hại, nguy hiểm như: hóa chất, xây dựng, dệt may, cơ khí, y tế…

2. Khi nào phải lập hoặc cập nhật Hồ sơ?

• Lập lần đầu: Ngay khi cơ sở bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Cập nhật định kỳ: Ít nhất 01 lần/năm, sau khi có kết quả quan trắc môi trường lao động mới nhất.
• Cập nhật đột xuất: Khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ, mặt bằng sản xuất, hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

III. QUY TRÌNH 4 BƯỚC LẬP HỒ SƠ VỆ SINH LAO ĐỘNG

– Bước 1: Khảo sát, đánh giá các yếu tố nguy cơ – Lập danh sách và mô tả chi tiết các yếu tố có hại tại từng vị trí làm việc (bụi, tiếng ồn, hóa chất, rung, ánh sáng, vi khí hậu…).

– Bước 2: Tổ chức quan trắc môi trường lao động – Hợp tác với một đơn vị có đủ năng lực quan trắc đã được Bộ Y tế hoặc Sở Y tế công bố. – Việc đo đạc phải thực hiện trong lúc dây chuyền đang hoạt động bình thường.

– Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ dựa trên kết quả quan trắc – Tổng hợp kết quả đo đạc, so sánh với quy chuẩn cho phép. – Xây dựng kế hoạch cải thiện điều kiện làm việc, đặc biệt cho các vị trí có yếu tố vượt ngưỡng.

– Bước 4: Lưu trữ, quản lý và cập nhật – Lưu trữ hồ sơ tại đơn vị (bản cứng hoặc bản mềm). – Cập nhật hồ sơ hằng năm và sẵn sàng xuất trình khi có yêu cầu.

📄 CECE cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu khảo sát, quan trắc đến lập hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng hướng dẫn của pháp luật.

IV. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA MỘT BỘ HỒ SƠ

Một bộ hồ sơ vệ sinh lao động đầy đủ theo Thông tư 19/2016 thường bao gồm:

• Bảng khảo sát và đánh giá điều kiện lao động tổng quan.
• Báo cáo kết quả quan trắc môi trường lao động chi tiết.
• Biên bản xác nhận các yếu tố nguy hại tại nơi làm việc.
• Phiếu phân loại lao động theo điều kiện (công việc nặng nhọc, độc hại).
• Kế hoạch hành động cải thiện điều kiện lao động.

📩 Liên hệ CECE để nhận tư vấn chi tiết về bộ hồ sơ chuẩn cho từng ngành nghề cụ thể.

V. MỨC XỬ PHẠT NẾU KHÔNG LẬP HỒ SƠ

Theo Điều 21, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không lập hồ sơ vệ sinh lao động sẽ bị xử phạt:

• Phạt tiền từ 500.000 – 1.000.000 đồng đối với cá nhân.
• Phạt tiền từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng đối với tổ chức.

Tuy nhiên, rủi ro lớn hơn mức phạt hành chính là việc doanh nghiệp mất đi cơ sở pháp lý để tự bảo vệ khi có tranh chấp hoặc sự cố sức khỏe lao động xảy ra.

VI. GIẢI ĐÁP NHANH (Q&A)

• Hỏi: Lao động văn phòng có phải lập hồ sơ không?
  • Đáp: Có. Mặc dù ít yếu tố độc hại nhưng vẫn có các yếu tố cần đánh giá như vi khí hậu, ánh sáng, Ecgonomi (tư thế làm việc)…
• Hỏi: Hồ sơ có phải nộp cho cơ quan nhà nước định kỳ không?
  • Đáp: Không. Doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp định kỳ, nhưng phải lưu tại đơn vị và cung cấp ngay khi cơ quan chức năng yêu cầu.
• Hỏi: Có thể thuê đơn vị bên ngoài lập hồ sơ không?
  • Đáp: Có. Doanh nghiệp nên thuê đơn vị có đủ năng lực quan trắc (theo NĐ 44/2016) và chuyên môn để thực hiện trọn gói, đảm bảo tính pháp lý.
• Hỏi: Nếu quan trắc không phát hiện yếu tố độc hại, có cần lập hồ sơ?
  • Đáp: Vẫn phải lập. Chính kết quả “không có yếu tố độc hại” là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ doanh nghiệp.

---

CECE – ĐƠN VỊ LẬP HỒ SƠ VỆ SINH LAO ĐỘNG UY TÍN

• Năng lực pháp lý được cấp phép đầy đủ.
• Thiết bị quan trắc hiện đại, đạt chuẩn ISO/IEC 17025.
• Quy trình chuyên nghiệp – nhanh gọn – đúng chuẩn pháp lý.

📞 Hotline: 0984 310 321 | Website: cece.com.vn

Trung tâm Kiểm định Thiết bị Môi trường và Hóa chất (CECE)

• Trụ sở: 29-F, ô đất A10, KĐT Nam Trung Yên, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
• VP Hà Nội: 57 Louis XII, KĐT Hoàng Văn Thụ, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• VP miền Nam: 569 QL1A, P. Thạnh Lộc, Q.12, TP. HCM
• MST: 0109595179 | Email: lienhe.cece@gmail.com